Réforme territoriale : Comment gérer les impacts sur les systèmes d’information ?

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Cartographie des SI des régions

A l’heure où la nouvelle carte des régions françaises se dessine plus clairement, et où les régions vont se voir renforcer des compétences collèges, transports, routes transférées des départements, que vont devenir les systèmes d’information souvent laborieusement construits au fil des années ?

Chaque région a investi et développé au fil des années son propre système d’information, adaptant et intégrant ses processus ressources humaines, finances, aides et subventions, gestion du patrimoine, relations aux lycées, gestion de la formation professionnelle continue, de l’apprentissage, des transports, etc. Elles ont fait appel à des éditeurs du marché, auprès desquels elles ont acquis des solutions qu’elles ont personnalisées, ou ont développé leur propre solution. Elles ont rarement mis en œuvre des solutions mutualisées au travers de groupements de commande. Par exemple, les régions Centre, Poitou-Charentes et Limousin, vouées à fusionner sont respectivement équipées en systèmes d’information de gestion des ressources humaines des solutions des éditeurs Cegid, Berger Levrault et Ciril.

Fonctionnellement, que devient le travail d’implémentation des processus adaptés aux contextes, historiques et orientations politiques des régions ? Peut-on considérer que ce travail de réflexion, de maturation des usages, de prise en main par les utilisateurs est facilement transposable d’une solution à l’autre, d’un territoire à l’autre ? Les régions et les départements se sont par exemple fortement mobilisés en 2014 sur la revue de leurs processus de dépenses afin de répondre aux enjeux obligatoires de dématérialisation de la chaîne comptable. Sur plusieurs modes de fonctionnement différents, l’un sera-t-il privilégié ou une synthèse sera-t-elle trouvée au travers d’une nouvelle solution commune ? L’effet de volume induit par les fusions permet de présupposer que les processus métiers devront être remis à plat, que les périmètres de gestion de chaque agent se verront modifier et que les outils devront faire preuve de souplesse pour faciliter la coordination de multiples intervenants.

Techniquement, les choix d’architectures techniques pris par les différentes régions permettront-ils d’assurer la compatibilité entre les systèmes de gestion ? Outre la question de la mutualisation des hébergements et des infrastructures réseaux, se posera également la question des nombreuses interfaces réalisées, par exemple entre les systèmes d’information de gestion financière et les solutions de gestion des ressources humaines, de suivi des subventions et des aides, de gestion de la formation professionnelle continue, etc.

Juridiquement, que deviennent les marchés en cours auprès des éditeurs ? Les collectivités vont-elles devoir dénoncer les contrats en cours pour relancer des marchés d’informatisation commun ? Quels en seront les conséquences financières immédiates pour les collectivités et pour le tissu économique même des éditeurs français.

Humainement, les projets en cours vont être suspendus, revus, réorientés. Les agents vont être impactés dans leurs postes et leurs outils du quotidiennement. Ces changements devront être rapidement clarifiés et accompagnés au risque de créer un profond mal être au travail.

Ces changements majeurs ne sont pas insurmontables, mais la difficulté et les enjeux ne doivent pas être sous-estimés. Les méthodes d’urbanisation du système d’information, en cours depuis quelques années dans la plupart des régions et départements vont trouver ici toute leur pertinence.

En partant des couches dites hautes, c’est-à-dire de la stratégie et de l’organisation, il est évident que les évolutions applicatives et techniques ne pourront être concrètement lancées tant que les enjeux politiques et organisationnels ne seront pas clairement décantés et validés. Les expériences des régions Martinique et Guyane qui ont déjà amorcé ces évolutions en témoignent. Viendra ensuite le temps où il faudra mutualiser, relier, garder les meilleurs, reprendre les données, trouver des références communes, réorganiser. Cela va occuper les directions des systèmes d’information et les directions métiers partenaires pour les prochaines années. C’est la condition sine qua non pour aboutir à terme à une réelle amélioration de la performance dans le cadre des fusions de régions et des transferts de compétences.

Cartographie du système d'information des régions

En attendant des orientations claires et concrètes, la documentation et la prise de recul sur l’existant, la normalisation et le découplage des briques du système d’information s’avèrent des chantiers préalables indispensables à la réussite des fusions imminentes.

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